Hoe bereid je je voor op een WBSO-audit?

Het is het einde van het jaar en plotseling klopt de RVO op je deur met het verzoek om een audit voor je WBSO-aanvraag 2025. Als je niet goed bent voorbereid, kan dit tot paniek leiden. Maar wat moet je doen? Als je het web hebt afgezocht naar WBSO-advies, heb je waarschijnlijk de standaard “5 tips voor een succesvolle audit” artikelen gezien. Ze zeggen allemaal hetzelfde: Houd je bestanden georganiseerd, zorg dat je Excel-sheets overeenkomen met je salarisadministratie, en houd je vingers gekruist dat je consultant je goed heeft voorbereid.

Bij subsidAI vinden we dat slecht advies. Niet omdat het verkeerd is, maar omdat het handmatig en duur is.

In 2026 vertrouwen op “tips” en handmatige spreadsheets om een RVO-audit te doorstaan is als een papieren kaart gebruiken in het tijdperk van GPS. Het is traag, vatbaar voor menselijke fouten, en creëert een “compliance gap” die je volledige subsidietoekenning in gevaar brengt. Hier is hoe subsidAI de stressvolle WBSO-audit transformeert.

Wat is een WBSO-audit?

Ervan uitgaande dat je de WBSO in 2025 hebt toegekend gekregen, moeten ontvangers van de WBSO-toekenning aan het einde van het R&D-jaar bij de RVO aangeven hoeveel uren ze tijdens het jaar hebben gebruikt. In sommige gevallen zal de RVO de ontvanger vragen om bewijs/compliance te tonen dat de gewerkte uren in overeenstemming waren met de gemaakte afspraken. Zo begint het WBSO-auditproces.

Het probleem met “handmatige” compliance

Traditionele consultants richten zich vaak op de aanvraag maar laten de compliance aan jou over. Ze geven je een checklist en een Excel-sjabloon, en wensen je veel succes. Dit leidt tot de drie grootste audit-killers:

• De 10-dagen vertraging: RVO vereist dat gegevens elke 10 dagen worden bijgewerkt. In een drukke ontwikkelomgeving is dit het eerste wat wordt vergeten.
• De beschrijvingskloof: Je technische realiteit komt vaak niet overeen met het “consultant-jargon” dat in de aanvraag wordt gebruikt, wat tot rode vlaggen tijdens een audit leidt.
• De “doos”-mentaliteit: Fysiek bewijs verzamelen in een map (zoals sommige concurrenten suggereren) is een recept voor menselijke fouten en inconsistent bewijs.

Hoe subsidAI audit succes automatiseert

Terwijl anderen je tips geven, heeft subsidAI een compliance tool ontwikkeld. subsidAI is gebouwd door tech/WBSO-specialisten die realiseerden dat de beste manier om een audit te doorstaan is om het onmogelijk te maken om te falen—geverifieerd en gewaardeerd door onze huidige klanten.

1. Geautomatiseerde urenregistratie (geen Excel meer)

Vergeet het “RVO Excel-model.” subsidAI integreert direct met je bestaande workflow-tools (Gitlab, Bitbucket, Jira etc.). Ons platform registreert R&D-uren met precisie, zodat je tijdsregistraties altijd up-to-date zijn en—cruciaal—in lijn met WBSO-project deliverables. Je hebt geen tip nodig om het “georganiseerd te houden” wanneer het systeem het voor je organiseert.

2. Code-ondersteund bewijs

Een van de meest voorkomende audit-obstakels is het bewijzen van wat er is gedaan. Concurrenten stellen voor om “foto’s te maken of video’s op te nemen.” Wij denken dat dat overdreven is voor software teams. subsidAI’s tool kan rapporten genereren op basis van code commits en versiebeheer. Wanneer een auditor om bewijs vraagt, toon je geen “doos met materiaal”; je toont een tijdgestempeld, onveranderlijk spoor van innovatie.

3. AI-verbeterde technische beschrijvingen

Audits lopen vaak mis omdat de ondernemer het project niet kan uitleggen op de manier die de RVO verwacht. subsidAI gebruikt AI om je technische input vanaf dag één te verfijnen naar RVO-conforme taal. Omdat het systeem de technische uitdagingen die je hebt opgelost “begrijpt”, is de documentatie die we genereren audit-proof.

4. Een abonnementsmodel, geen adviesuren

Traditionele bureaus willen dat je “met je adviseur overlegt” voor een audit—wat vaak meer factureerbare uren betekent. subsidAI werkt met een €19 per maand per FTE model. We zijn niet geïncentiveerd om je meer “audit prep” uren te verkopen; we zijn geïncentiveerd om ervoor te zorgen dat je administratie perfect is zodat je je subsidie behoudt.

Bereid je niet alleen voor op een audit—automatiseer het

De “5 tips” aanpak gaat ervan uit dat het WBSO-proces een last is die je handmatig moet beheren. Bij subsidAI automatiseren we je aanvraag- en compliance-traject, we verminderen de tijd die je aan papierwerk besteedt met 90% en brengen je auditrisico terug naar bijna nul.

Klaar om te stoppen met “materialen in een doos verzamelen” en te beginnen met innoveren?

Geïnteresseerd in het veiligstellen van je WBSO-financiering met vertrouwen? Je kunt contact met ons opnemen voor meer informatie. Je kunt ook onze matching tool gebruiken om andere financieringsmogelijkheden te ontdekken waarvoor je in aanmerking komt.