Uw WBSO-aanvraag 2026 is goedgekeurd, wat nu?
Elk jaar verlagen ongeveer 20.000 ondernemers hun kosten met de WBSO. Veel meer ondernemers dienen echter een aanvraag in maar realiseren geen kostenbesparing door omslachtige urenregistratie en onjuiste aanlevering van technische documentatie. In dit artikel belichten we enkele uitdagingen die aanvragers kunnen ondervinden bij het bijhouden van urenregistratie en het indienen van hun jaareindberekening voor de WBSO.
Wat is de WBSO?
De (Wet Bevordering Speur en Ontwikkelingswerk) WBSO (S&O-afdrachtvermindering) is een Nederlandse belastingregeling van de (Rijksdienst voor Ondernemend Nederland) RVO Nederland, die jaarlijks 20.000 bedrijven helpt door compensatie te bieden voor een deel van uw speur- en ontwikkelingswerk (S&O) (TRL 2-4) loonkosten, overige kosten en uitgaven. In de praktijk verlaagt de regeling uw loonbelastingdruk. Elk jaar wijst de Nederlandse overheid het WBSO-budget toe als onderdeel van het Belastingplan. Voor 2026 bedraagt het WBSO-budget € 1,817 miljard. De meeste aanvragen kunnen binnen 3 maanden een reactie verwachten.
U heeft de WBSO ontvangen, wat nu?
De RVO heeft uw WBSO-aanvraag goedgekeurd. Gefeliciteerd! U kunt al beginnen met het opgeven van een schatting van de gewerkte uren (en eventuele kosten en uitgaven).
Volg deze stappen om te controleren of de schatting klopt:
- In uw eigen administratie registreert u per persoon, per project, per dag welke uren (en eventueel ook kosten en uitgaven) aan S&O zijn besteed.
- U bewaart software commits of documenten zoals rapporten, tekeningen of onderzoeksresultaten om de voortgang van uw S&O-project aan te tonen.
- U ontvangt uw financiële voordeel door de WBSO op te nemen in uw loonbelasting- of inkomstenbelastingaangifte. Zorg ervoor dat u het volledige voordeel benut om de WBSO maximaal te benutten.
Administratieve Verplichtingen
De RVO biedt de volgende checklist om ervoor te zorgen dat aanvragers voldoen aan de administratieve verplichtingen van de WBSO:
| Type Bedrijf | B.V. met S&O-verklaring op basis van werkelijke kosten en uitgaven | B.V. met S&O-verklaring op basis van een vast bedrag (forfait) | Zelfstandige ondernemer (ZZP) of vennootschap onder firma (VOF) zonder werknemers |
|---|---|---|---|
| U houdt een goede administratie bij | Ja | Ja | Ja |
| U moet uiterlijk 31 maart 2026 rapporteren hoeveel uren u aan S&O heeft besteed. | Ja | Ja | N.v.t. |
| U houdt een administratie bij van de gemaakte werkelijke kosten en uitgaven, uiterlijk 31 maart 2026. | Ja | N.v.t. | N.v.t. |
| U verstrekt de burgerservicenummers (bsn’s) van de werknemers die in 2025 S&O-werkzaamheden hebben verricht. Deze S&O-werknemers moeten geregistreerd staan in uw S&O-urenstaat over 2025. RVO gebruikt deze informatie om het S&O-uurloon te berekenen voor een eventuele aanvraag in 2027. U kunt bsn’s digitaal rapporteren via mijn.rvo.nl/wbso. | Ja | Ja | N.v.t. |
| U moet uiterlijk 31 maart 2026 de bestede S&O-uren rapporteren als dit aantal minder dan 500 uur is. Zo ja, dan trekt RVO uw S&O-verklaring in en kunt u de S&O-aftrek niet toepassen in uw inkomstenbelastingaangifte. | N.v.t. | N.v.t. | Ja |
Hoe ziet goede urenregistratie voor de WBSO eruit?
Voor elk project bieden goede S&O-administratie duidelijk en eenvoudig inzicht in de aard, inhoud, voortgang (projectadministratie) en omvang (urenstaat) van de uitgevoerde S&O-activiteiten. Bijvoorbeeld:
- Urenstaat: Uw tijdregistratie moet bijhouden op welke dagen en hoeveel uren per dag een bepaald personeelslid aan S&O heeft besteed, evenals het betrokken project.
- Projectadministratie: De activiteiten die u uitvoert moeten in overeenstemming zijn met de door RVO goedgekeurde projecten. Projectadministratie biedt inzicht in de aard, inhoud en voortgang van de S&O-activiteiten die binnen het project zijn uitgevoerd. De projectadministratie kan bestaan uit verschillende documenten (digitaal of anderszins) zoals vergaderdocumenten en rapporten, tekeningen, correspondentie, foto’s van prototypes, testresultaten, meetrapporten, berekeningen, enzovoort.
- Jaareindberekening: Voor elk S&O-project biedt dit overzicht inzicht in de gemaakte kosten en uitgaven evenals de gerelateerde betalingen. Dit document laat ook duidelijk zien in hoeverre deze kosten/uitgaven toerekenbaar/gerelateerd zijn aan het S&O-werk dat voor elk project is uitgevoerd.
Hoe houdt u goede S&O-administratie bij voor de WBSO?
- Begin met het bijhouden van de S&O-administratie vanaf het begin van een project, ook als u nog geen S&O-verklaring heeft ontvangen.
- Zorg ervoor dat uw S&O-administratie minimaal voldoet aan de wettelijke vereisten. Afgezien van deze beperking bent u vrij om deze naar eigen inzicht in te richten.
- Bewaar documenten voor elk S&O-project op een duidelijke en gestructureerde manier.
- Zorg ervoor dat alle documenten van een datum en auteur zijn voorzien.
- Maak regelmatig korte samenvattingen.
- Bewaar alle documenten die uit elke fase van het project voortkomen. Het eindresultaat is niet het enige belangrijke onderdeel!
- Zorg ervoor dat u uw S&O-uren binnen 10 werkdagen registreert.
- Zorg ervoor dat de projectadministratie binnen 2 maanden na het einde van elk kwartaal is voltooid.
- De administratie van kosten en uitgaven moet volledig zijn bijgewerkt en voltooid op het moment dat u uw verklaring indient.
- Bewaar uw S&O-administratie minimaal 7 jaar.
Hoe kan subsidAI helpen met WBSO-compliance verzoeken?
De compliance-tool van subsidAI is ontwikkeld met de volgende pijnpuntoplossingen in gedachten:
| Pijnpunt Klant | Hoe lost subsidAI dit probleem op? |
|---|---|
| De administratieve gegevens zijn onvolledig, onvolmaakt of niet aanwezig. | subsidAI maakt gebruik van haar interne team van experts gekoppeld aan geautomatiseerde herinneringen om tijdige en juiste administratieve gegevens te garanderen. |
| Registraties van S&O-uren/werkelijke kosten worden niet per persoon, per dag en per project bijgehouden. | De automatiseringstool van subsidAI maakt individuele compliance-bijhouding mogelijk in overeenstemming met de aanbevelingen van RVO. Inconsistenties worden gemarkeerd. |
| Het uitgevoerde werk is niet in overeenstemming met de door RVO goedgekeurde projecten. Kosten en uitgaven zijn opgenomen in de S&O-administratie die niet zijn aangevraagd en goedgekeurd. | Hoewel het de verantwoordelijkheid van onze klanten is om nauwkeurige projectcompliance te waarborgen, heeft subsidAI human-in-the-loop om auditrisico’s te verminderen. Als blijkt dat er nieuw S&O plaatsvindt, wordt een update van de WBSO aangevraagd. |
| Het bijhouden van S&O-deliverables op verschillende softwareplatforms | subsidAI integreert met Gitlab, Jira en andere software-/productiviteitstools om ervoor te zorgen dat uw deliverables kunnen worden gevolgd op één centraal platform. |
| Het bijhouden van S&O-deliverables is tijds-/resource-inefficiënt | De compliance-tool van subsidAI is gevalideerd met ons huidige klantenbestand. Wat vroeger uren kostte, duurt nu minuten. |
Conclusie
Wilt u zelf ervaren hoe subsidAI werkt? Plan dan een gratis demo en ontdek hoe u in minder dan 4 uur een professionele WBSO-aanvraag kunt indienen. Laten we eerlijk zijn: uw tijd is te waardevol om te verspillen aan ingewikkeld papierwerk. Laat AI het zware werk doen, zodat u zich kunt concentreren op waar u goed in bent—het bouwen van innovatieve software.
U kunt contact met ons opnemen voor meer informatie of gebruik onze matching tool om andere financieringsmogelijkheden te ontdekken.
Klaar om subsidAI te proberen?
Ga aan de slag met onze geautomatiseerde WBSO-aanvraagtool en ervaar zelf hoe wij het verschil maken met 100% slagingspercentage en 50% lagere kosten.
